¿Quién está obligado a generar nómina electrónica?

¿Quieres saber si estás obligado a generar nómina electrónica en Colombia? Estar al día con la DIAN puede librarte de un montón de problemas y sin duda alguna ayuda a no poner tu negocio en peligros innecesarios. 

Imagino que por estos días debes estar escuchando a todo el mundo hablar sobre la nómina electrónica, y es que desde que se conoció la resolución de la DIAN todo el mundo habla de ello. 
Si no sabes qué es la nómina electrónica o no tienes idea de quién está obligado a generar nómina electrónica, este artículo te ayudará a resolver las dudas en cuanto a este tema.

¿Quiénes están obligados a generar nómina electrónica?

En el mes de febrero del 2021 la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) presentó su resolución en la que se adopta la nómina electrónica en Colombia. Esta renovación era algo previsible desde el momento en que se empezó a implementar la facturación electrónica, gracias a que se ha demostrado la efectividad y los beneficios de migrar la información financiera y contable a los entornos digitales. 

En este momento te estarás preguntado ¿Qué es la nómina electrónica? y por eso te vamos a dar un abrebocas antes de entrar en materia. 

¿Qué es la nómina electrónica?

Cuando hablamos de nómina electrónica en Colombia, hablamos de la generación de un soporte de pago de la nómina de modo electrónico, que se debe enviar a la DIAN, con el fin de cumplir con los requisitos exigidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en la resolución 0013 de 11 de febrero de 2021.

El modo de funcionamiento es sencillo, la nómina electrónica es generada por el aplicativo especificado en tu software contable, o en caso tal de que no cuentes con dicho software, cada empleador deberá realizar el proceso de modo manual y es preciso especificar que es un procedimiento independiente de la generación del soporte de pago electrónico que le envías a la DIAN.

¿Qué quiere decir todo esto?

En palabras más o menos sencillas, todo lo anterior quiere decir que el software elegido para generación de nómina electrónica se integrará con las herramientas de la DIAN, de modo que se pueda dar un proceso unificado que sea más efectivo tanto para el empleador como para la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. 

Todo esto se debe a que como debes imaginar, en términos de regulación fiscal, el tema de la facturación electrónica ha sido todo un éxito. 

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¿Estás obligado a generar nómina electrónica?

Ahora que ya sabes a grandes rasgos, qué es la nómina electrónica y cómo se piensa implementar, es momento de entrar en materia y liberarte de la duda de si estás obligado a generar nómina electrónica o no. 

Lo primero que tienes que saber es que esta modalidad aplica principalmente para todos aquellos contribuyentes que realizan pagos o abonos en cuenta, producto de una vinculación laboral legal. Debes saber que en esta modalidad también se incluyen los pagos a pensionados

Algo súper importante que debes tener en cuenta es que esta nueva modalidad se incluye incluso para aquellos que no están obligados a generar factura electrónica

En palabras técnicas, el artículo cuatro de la resolución 0013 de febrero 11 de 2021, con respecto a los obligados a facturar dice lo siguiente: 

«Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique.»

De lo anterior se puede inferir que la resolución no habla específicamente del número de trabajadores, y por eso así tengas un solo empleado, debes cumplir con esa obligación

Otro punto importante a tener en cuenta es que: Esta obligación está ligada principalmente a todos aquellos que requieren soportar los costos y pagos por concepto de nómina. Lo anterior implica que, si es un empleador que no declara renta, no está obligado a cumplir con lo postulado en el artículo cuatro de la resolución 0013 de febrero 11 de 2021. 

Acá conviene citar específicamente la resolución: 

«Que en virtud de lo anterior, el soporte de pago de nómina electrónica se configura como documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados a cargo del empleador.»

Lo anterior se traduce en que, solo se puede deducir los salarios y prestaciones sociales del impuesto a la renta, en los casos en los que se haya generado un soporte de pago de nómina de modo electrónico

Para finalizar, es preciso que sepas que también se deben reportar en esta nueva modalidad, los contratos de aprendizaje en fase lectiva o práctica.

¿Qué más debo saber?

Ahora que ya sabes si estás obligado a generar nómina electrónica o no, debes guardar estas fechas en tu mente. Las habilitaciones empezarán desde el 31 de marzo del 2021 e irán hasta julio de 2022 para quienes no están obligados a generar nómina. No obstante, si estás entre el grupo que sí está obligado a generar nómina electrónica, la mayoría de los plazos van entre abril, mayo y junio del 2021. 

Esperamos que te haya quedado claro si estás obligado a generar nómina electrónica. Recuerda que en j4Pro estamos a tu servicio para ayudarte con todo el tema de softwares contables que cumplen con todos los requisitos exigidos por la DIAN

Nomina electonica
Karla Arango
Content Manager de j4Pro

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