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Errores que cuestan caro: sanciones nómina electrónica

La nómina electrónica busca optimizar la transparencia de los trámites fiscales en Colombia. No generar el documento soporte, o emitirlo con datos incorrectos, puede traer sanciones por nómina electrónica.

Recordemos que el proceso de habilitación de la Nómina Electrónica se llevó a cabo por grupos (de acuerdo con el rango de empleados), finalizando el tiempo máximo de emisión, ahora con la resolución 000028 del 28 de febrero, los 10 primeros días del mes de junio, reportando diciembre 2021, enero 2022 y febrero 2022 y los 10 primeros días de julio para reportar los meses de marzo, abril y mayo del presente año.

Sanciones Nómina electrónica

Según el artículo 651 del Estatuto Tributario Nacional, debes presentar la nómina electrónica en los primeros 10 días del mes siguiente del pago o abono en cuenta, de lo contrario dará lugar a las sanciones.

Se te notificara en caso de que la DIAN encuentre anomalías con la generación o transmisión de tu nómina electrónica, y pueden solicitar la información o archivos para verificar la información, así lo indica la normativa vigente.

Al no suministrar la información correspondiente en los plazos establecidos o que el contenido tenga errores, serás sancionado con una multa de un costo máximo de 15.000 UVT

Si realizas las correcciones antes del vencimiento del plazo de su presentación, no serán objeto de sanción.

Por ello, es importante corregir a tiempo estos documentos dentro de los plazos establecidos y enviarlos con toda la información detallada.

  • 5% del total de un Documento Soporte de Pago NO presentado.
  • 4% del total de un Documento Soporte de Pago con información errada.
  • 3% del total de un Documento Soporte de Pago extemporáneo.
  • 0.5% del total de un Documento Soporte de Pago cuya información es imposible de establecer base para tasar o no tiene cuantía de los ingresos netos. 

Descuentos para las sanciones de Nómina Electrónica:

Las sanciones a las que hace referencia el artículo 651 del Estatuto tributario pueden ser reducidas en los siguientes casos:

Si ya tienes una multa, puedes recibir un descuento sobre el total del 50% si se emite antes de que la DIAN te notifique, y hasta del 70% si se subsana el error dentro de los siguientes dos meses de la notificación.

Para que los descuentos sean validos en estos casos, debes presentar ante la oficina que estas en conocimiento de la investigación, el comprobante de aceptación de la sanción reducida, en donde se acredite que la omisión fue subsanada, también el pago o el acuerdo de pago de esta misma. 

Si deseas conocer las opciones que tenemos para ti, no dudes en Comunicarte con Cuenti

Cuenti, fácil como siempre.

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Nómina Electrónica en Colombia ¡Todo lo que tienes que saber!

¿Sabes qué es la nómina electrónica en Colombia? Ahora que la Dirección de Impuestos y Aduana Nacional (DIAN) está en proceso de masificar la facturación electrónica, inició el impulso de la nómina electrónica para llegar a la transformación digital de las diferentes empresas de Colombia. Es por eso que hoy te contaremos todo lo que necesitas saber sobre la implementación de la nómina electrónica.

¿Qué es la nómina electrónica?

Al igual que ocurre en otros países latinoamericanos, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en Colombia inició la digitalización de la economía e información tributaria.

La institución empezó con el tema de la Facturación electrónica, y Ahora ha llegado el momento de la implementación de la nómina electrónica en el sistema de facturación.

Según el Proyecto Resolución 000000, las diferentes empresas colombianas deben adaptar sistemas de facturación para empezar a emitir las nóminas de manera electrónica a partir del día 30 de abril. 

En el proyecto, se indica que el soporte de pago de nómina electrónica (como se le conoce técnicamente), es un documento de soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, procedentes de pagos que se realizan en relación a una relación contractual o legal y reglamentaria (es decir, la contratación de personal), y de los pagos a los pensionados.

El director de ingresos de la DIAN, Lisandro Junco Riveira, explicó que la razón de implementar la nómina electrónica es que se convierta en un documento clave para la administración tributaria. 

En palabras sencillas, la nómina electrónica es un soporte de pago electrónico que le envías a la DIAN, en el que se registra la nómina pagada a los empleados de tu empresa.

¿Cómo funcionará el soporte de pago de nómina electrónica?

Como ocurrió con el modelo de facturación electrónica, la nómina electrónica está compuesta de conceptos como deducibles, entre otras cosas, los cuales serán expuestos mediante operadores autorizados y certificados por la DIAN, quienes harán llegar la información a esa entidad gubernamental utilizando un archivo encriptado.

Por otra parte, las personas que pertenecen a la nómina de la empresa que está entregando la información, recibirán una notificación por correo electrónico o como lo disponga la compañía, con el soporte de esta, tal cual ocurre con las facturas electrónicas.

Las empresas que estarán obligadas a emitir nóminas electrónicas deben generar los documentos de nómina electrónicos todos los meses y transmitirlos a la DIAN hasta 10 días luego del mes siguiente que corresponda. Una vez sea transmitida, esa entidad validará la información de la nómina y generará un documento electrónico con su validación o rechazo.

En caso de que la validación haya sido positiva, la nueva nómina será enviada a la empresa para que la conserven correctamente. Si se rechazó la validación, entonces la compañía recibirá una notificación con los errores en los que hayan incurrido para los modifiquen y la DIAN pueda lograr aprobar la validación.

Si quieres comprender esto a profundidad, da click en este enlace: ¿Cómo generar la nómina electrónica? Tips que te ayudarán en el proceso.

¿Quiénes están obligados a implementar la nómina electrónica?

Para ponerte en contexto, esta modalidad de nómina electrónica en Colombia, se implementa para todos aquellos contribuyentes que realizan pagos o abonos en cuenta, producto de una vinculación laboral legal, y están incluidos los pagos a pensionados

Una cosa súper importante a tener en cuenta, es que incluso si no estás obligado a generar factura electrónica, debes hacer el proceso de nómina electrónica.

Si quieres conocer los detalles, debes leer esto: ¿Quiénes están obligados a generar nómina electrónica en Colombia?

¿Da beneficios la adhesión voluntaria?

La resolución de la DIAN especifica que todas las empresa que quieran implementar la nómina electrónica antes del período especificado por la entidad, pueden hacerlo siempre y cuando cumplan con todo lo establecido por la DIAN para regular el nuevo sistema.

En Cuenti estaremos implementando el servicio de nómina electrónica muy pronto, así que te recomendamos estar atento a las novedades que publicaremos. Será una excelente forma de seguir digitalizando tu empresa de una manera rápida y segura.

El beneficio más evidente de la adhesión voluntaria, es tener todo en perfecto orden ante la DIAN, porque como sabemos con el paso del tiempo las reglas del juego o de tu empresa pueden cambiar, y lo mejor es estar preparados.

De la misma manera, manejar tu nómina de modo electrónico te ahorrará muchísimo tiempo y recursos, entonces indudablemente es una excelente opción.

Cuándo será la implementación de la nómina electrónica

La DIAN estableció un calendario de fechas tentativas que, de igual forma, pueden llegar a variar al igual que las especificaciones para que las empresas utilicen la nómina electrónica. El calendario está establecido acorde a la cantidad de empleados de la compañía:

  • 1 empleado: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de diciembre de 2021.
  • 2 y 3 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de noviembre de 2021.
  • 4 y hasta 10 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de octubre de 2021.
  • 11 y hasta 100 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de septiembre de 2021.
  • 101 y 250 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de agosto de 2021.
  • Empresas con más de 251 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de julio de 2021.
  • Sujetos no obligados a expedir factura electrónica: tienen como fecha máxima para iniciar su emisión de Nómina Electrónica el 31 de mayo de 2022.
  • Entidades del estado de orden nacional y territorial: 30 de junio de 2021.

Si quieres saber más, lee el siguiente artículo: Plazos para la nómina electrónica en Colombia.

¿Qué es un documento soporte de pago?

El documento soporte de pago de nómina electrónica en Colombia, es el soporte principal para las deducciones tributarias como el impuesto sobre la renta, o descontable sobre el impuesto a las ventas (IVA) .

Tienes que tener en cuenta que, el documento está derivado de los pagos o abonos a cuenta, que realizan las empresas bajo el concepto de nómina por relación laboral. De la misma manera, se incluyen los valores por deducciones de nómina y el valor total final de la diferencia de estos dos.

Para conocer la información que debe tener el documento soporte de pago, da click aquí: ¿Qué información debe tener el documento soporte de pago para nómina electrónica en Colombia?

¿Cuándo salió la resolución de nómina electrónica en Colombia?

La resolución se efectuó el día once de  febrero de 2021. Por medio de esta, la DIAN anunció que todas las empresas y/o contribuyentes que realizan pagos provenientes de una vinculación laboral, tienen la obligación de generar su nómina de modo electrónico, y desde el momento de su aplicación, los pagos deben generarse por medio del documento soporte de pago, como si fueran costos para obtener beneficios tributarios. 

La resolución No.0013 de la DIAN es la que consagra toda esta información.

¿Cuáles son los beneficios de implementar la nómina electrónica?

Como mencionamos anteriormente, implementar la nómina electrónica en tu empresa trae múltiples beneficios que te encantarán. Los más importantes son:

  • ¡Ayudas al medio ambiente! Atrás queda la impresión de papelería para tu nómina, porque al momento de generar la nómina para la DIAN, a tu empleado le llega su recibo de pago, automáticamente al correo electrónico.
  • ¡Ahorras dinero! Ligado a lo anterior, además de empezar una consciencia ambiental, también ahorrarás dinero en papelería y en recursos de impresora.
  • ¡Chao archivos! Sabemos lo engorroso que puede llegar a ser el manejo de archivos físicos, por eso, manejar la norma electrónica te aporta el gran beneficio de tener toda tu información digitalizada.
  • ¡Informes de nómina en tiempo real! Una de las funcionalidades más geniales es que podrás generar tus informes de nómina en tiempo real y podrás hacer las actualizaciones de la misma manera, lo que constituye un gran beneficio con respecto a la efectividad.
  • ¡Bienvenido al mundo digital! Sabemos que hoy por hoy las empresas tienen que migrar hacia el mundo digital, e incluir la nómina electrónica te da el empujón que necesitabas.
  • ¡Tendrás toda la información al día con la DIAN! El beneficio más evidente es que no tendrás ningún inconveniente con la DIAN pues esto contribuye a los procesos en un marco de transparencia, lo que constituye una ventaja indudable para ambas partes.

¿Con quién puedo implementar la nómina electrónica?

Para implementar la nómina electrónica debes tener un software propio o debes contratar los servicios de empresas autorizadas para esta labor, como Cuenti.

Consideraciones importantes

  • Tanto los documentos soporte de pago, como las notas de ajuste al documento deben conservarse según lo estipulado por: » artículo 632 del Estatuto Tributario y el artículo 46 de la Ley 962 de 2005, modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016 y las normas que lo modifiquen o adicionen, garantizando que la información conservada sea accesible para su posterior consulta y, en general, que se cumplan las condiciones señaladas en los artículos 12 y 13 la Ley 527 de 1999″.
  • Otro punto importante que debes tener en cuenta con relación a la nómina electrónica en Colombia es que el idioma y la moneda a utilizar es el español, y los valores deben estar representados en pesos colombianos.

¿Aún no utilizas el sistema de facturación electrónica?

¡Es muy importante que lo hagas! En Cuenti tenemos planes de facturación electrónica muy económicos para que tu empresa esté mucho más ordenada. Para hacerlo, solo tienes que crear una cuenta y empezar el camino para una digitalización correcta de tu empresa. ¡Anímate y verás los resultados muy pronto! 

Como ves, el tema de la nómina electrónica en Colombia es bastante amplio y es importante conocerlo si deseas llevar este proceso del modo más práctico y eficiente posible.

Si quieres conocer la resolución completa de la DIAN, puedes acceder por medio del siguiente enlace: Resolución DIAN.

Si deseas conocer las opciones que tenemos para ti, no dudes en Comunicarte con Cuenti

Cuenti, fácil como siempre.

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¿Quién está obligado a generar nómina electrónica?

¿Quieres saber si estás obligado a generar nómina electrónica en Colombia? Estar al día con la DIAN puede librarte de un montón de problemas y sin duda alguna ayuda a no poner tu negocio en peligros innecesarios. 

Imagino que por estos días debes estar escuchando a todo el mundo hablar sobre la nómina electrónica, y es que desde que se conoció la resolución de la DIAN todo el mundo habla de ello. 
Si no sabes qué es la nómina electrónica o no tienes idea de quién está obligado a generar nómina electrónica, este artículo te ayudará a resolver las dudas en cuanto a este tema.

¿Quiénes están obligados a generar nómina electrónica?

En el mes de febrero del 2021 la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) presentó su resolución en la que se adopta la nómina electrónica en Colombia. Esta renovación era algo previsible desde el momento en que se empezó a implementar la facturación electrónica, gracias a que se ha demostrado la efectividad y los beneficios de migrar la información financiera y contable a los entornos digitales. 

En este momento te estarás preguntado ¿Qué es la nómina electrónica? y por eso te vamos a dar un abrebocas antes de entrar en materia. 

¿Qué es la nómina electrónica?

Cuando hablamos de nómina electrónica en Colombia, hablamos de la generación de un soporte de pago de la nómina de modo electrónico, que se debe enviar a la DIAN, con el fin de cumplir con los requisitos exigidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en la resolución 0013 de 11 de febrero de 2021.
El modo de funcionamiento es sencillo, la nómina electrónica es generada por el aplicativo especificado en tu software contable, o en caso tal de que no cuentes con dicho software, cada empleador deberá realizar el proceso de modo manual y es preciso especificar que es un procedimiento independiente de la generación del soporte de pago electrónico que le envías a la DIAN.

¿Qué quiere decir todo esto?

En palabras más o menos sencillas, todo lo anterior quiere decir que el software elegido para generación de nómina electrónica se integrará con las herramientas de la DIAN, de modo que se pueda dar un proceso unificado que sea más efectivo tanto para el empleador como para la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. 

Todo esto se debe a que como debes imaginar, en términos de regulación fiscal, el tema de la facturación electrónica ha sido todo un éxito. 

Si todavía no entras a la onda de la facturación electrónica, comunícate con Cuenti y ¡Hazlo real! 

¿Estás obligado a generar nómina electrónica?

Ahora que ya sabes a grandes rasgos, qué es la nómina electrónica y cómo se piensa implementar, es momento de entrar en materia y liberarte de la duda de si estás obligado a generar nómina electrónica o no. 

Lo primero que tienes que saber es que esta modalidad aplica principalmente para todos aquellos contribuyentes que realizan pagos o abonos en cuenta, producto de una vinculación laboral legal. Debes saber que en esta modalidad también se incluyen los pagos a pensionados

Algo súper importante que debes tener en cuenta es que esta nueva modalidad se incluye incluso para aquellos que no están obligados a generar factura electrónica

En palabras técnicas, el artículo cuatro de la resolución 0013 de febrero 11 de 2021, con respecto a los obligados a facturar dice lo siguiente: 

«Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique.»

De lo anterior se puede inferir que la resolución no habla específicamente del número de trabajadores, y por eso así tengas un solo empleado, debes cumplir con esa obligación

Otro punto importante a tener en cuenta es que: Esta obligación está ligada principalmente a todos aquellos que requieren soportar los costos y pagos por concepto de nómina. Lo anterior implica que, si es un empleador que no declara renta, no está obligado a cumplir con lo postulado en el artículo cuatro de la resolución 0013 de febrero 11 de 2021. 

Acá conviene citar específicamente la resolución: 

«Que en virtud de lo anterior, el soporte de pago de nómina electrónica se configura como documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados a cargo del empleador.»

Lo anterior se traduce en que, solo se puede deducir los salarios y prestaciones sociales del impuesto a la renta, en los casos en los que se haya generado un soporte de pago de nómina de modo electrónico

Para finalizar, es preciso que sepas que también se deben reportar en esta nueva modalidad, los contratos de aprendizaje en fase lectiva o práctica.

¿Qué más debo saber?

Ahora que ya sabes si estás obligado a generar nómina electrónica o no, debes guardar estas fechas en tu mente. Las habilitaciones empezarán desde el 31 de marzo del 2021 e irán hasta julio de 2022 para quienes no están obligados a generar nómina. No obstante, si estás entre el grupo que sí está obligado a generar nómina electrónica, la mayoría de los plazos van entre abril, mayo y junio del 2021. 

Esperamos que te haya quedado claro si estás obligado a generar nómina electrónica. Recuerda que en Cuenti estamos a tu servicio para ayudarte con todo el tema de softwares contables que cumplen con todos los requisitos exigidos por la DIAN

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Plazos para la nómina electrónica en Colombia: ¡Todo lo que debes saber!

Sabemos que estás ansioso por descubrir cuáles son los plazos para la nómina electrónica en Colombia, debido a que el tiempo está encima. Quédate hasta el final y profundiza en cuanto al tema de nómina electrónica en Colombia. 

¿Qué es la nómina electrónica? 

Antes de contarte sobre los plazos para la nómina electrónica en Colombia, es importante que sepas qué es.

La nómina electrónica es un proyecto de resolución de la DIAN, el cual consiste en un documento digital que será el equivalente a la nómina tradicional que conocemos, pero que se diferenciará porque deberá ser presentada bajo un archivo electrónico, tal y como se viene presentando la facturación electrónica. 

De acuerdo con lo mencionado por la DIAN, el objetivo de impulsar la nómina electrónica es la transformación digital de las empresas en Colombia. 

Dentro de las ventajas que traerá a las empresas la implementación de esta nueva modalidad, se destacan las siguientes:

  • Amigable con el medio ambiente: Al no tener que imprimir formatos de volantes de pago a los empleados, ya que automáticamente se les notificará mediante correo electrónico los pagos que el empleador realizó.
  • No necesitarás un espacio físico para su almacenamiento, al ser un documento digital.
  • Tendrás la información de la nómina de tu empresa disponible, fácil y a todo momento.
  • Podrás generar informes con mayor agilidad, para medir y controlar distintos indicadores que le aportarán información valiosa a  tu compañía, como por ejemplo; ausentismos, rotación, promedios de horas extras, etc. y lo mejor es que podrás tener esta información siempre en la nube, evitando con esto pérdida de información.

Como ves, todo el proceso es similar a lo que vivimos con la facturación electrónica.

Calendario de implementación de nómina electrónica en Colombia.

Con la publicación de la resolución de la DIAN, se establecen también los plazos para la nómina electrónica en Colombia.

Para ello se ha definido un calendario, el cual estará dividido básicamente  de acuerdo a la cantidad de empleados de cada una de las empresas obligadas. 

Si quieres conocer los plazos para la nómina electrónica en Colombia, aquí te los presentamos.

Citando la resolución de la DIAN:

Los sujetos que llevarán a cabo la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica conforme lo indica el artículo 4 de la misma, y las notas de ajuste del citado documento, deberán cumplir con la implementación de dicho documento, teniendo en cuenta los siguientes calendarios”: 

1.Calendario de implementación para sujetos de acuerdo con el número de empleados

  • Al grupo 1 pertenecen las empresas que tienen más de 251 empleados. Este grupo tiene como fecha de inicio de habilitación en el sistema informático de Nómina electrónica el 31 de marzo de 2021, y como fecha máxima para empezar a generar y transmitir el documento de soporte de pago de nómina, el 30 de abril de 2021.
  • Al grupo 2 pertenecen las empresas que tienen desde 11 hasta  250 empleados. Este grupo tiene como fecha de inicio de habilitación en el sistema informático de Nómina electrónica el 31 de marzo de 2021, y como fecha máxima para empezar a generar y transmitir el documento de soporte de pago de nómina, el 31 de mayo de 2021.
  • Al grupo 3 pertenecen las empresas que tienen desde 4 hasta  10 empleados. Este grupo tiene como fecha de inicio de habilitación en el sistema informático de Nómina electrónica el 31 de marzo de 2021, y como fecha máxima para empezar a generar y transmitir el documento de soporte de pago de nómina, el 30 de junio de 2021.
  • Al grupo 4 pertenecen las empresas que tienen hasta 3 empleados. Este grupo tiene como fecha de inicio de habilitación en el sistema informático de Nómina electrónica el 31 de marzo de 2021, y como fecha máxima para empezar a generar y transmitir el documento de soporte de pago de nómina, el 31 de julio de 2021.

2. Calendario de implementación para otros sujetos que no atiende al número de empleados

  • En este grupo encontramos las entidades del Estado de orden nacional y territorial, y tienen como fecha de inicio de habilitación en el sistema informático de Nómina electrónica el 31 de marzo,y como fecha máxima de generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina el 30 de junio de 2021. 

3. Calendario de implementación Permanente

De acuerdo con lo postulado por la DIAN:

A este grupo pertenecen los nuevos sujetos que deban generar el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento como soporte para la solicitud de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en Impuesto Sobre las Ventas –IVA, cuando aplique. Cuentan con un plazo de dos (2) meses, contados a partir de la realización de los pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral legal o reglamentaria con posterioridad a la entrada en vigencia de la presente resolución, para el inicio del procedimiento de habilitación para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento y la fecha máxima para iniciar la citada transmisión.

4. Calendario de implementación para sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta 

Aquí encontramos los sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta. Este grupo tiene como fecha de inicio de habilitación en el sistema informático de Nómina electrónica el 31 de enero de 2022, y como fecha máxima para empezar a generar y transmitir el documento de soporte de pago de nómina, el 31 de marzo de 2022.

Ahora que conoces los plazos para la nómina electrónica en Colombia, vale la pena que tengas en cuenta otra información importante:

Una vez tengas claro la fecha en la que debes implementar la nómina electrónica, también debes conocer que el plazo máximo para su presentación será dentro de los 10 días siguientes al mes en que debas iniciar, por ejemplo, si debes presentar tu nómina electrónica desde el mes de  agosto, el plazo máximo será el 10 de septiembre del mismo año.

Así mismo es relevante decir que la presentación de la nómina en este nuevo formato no es retroactiva, es decir no deberás reportar meses anteriores, solo deberás hacerlo desde el mes que te corresponda según calendario, de acuerdo a la cantidad de trabajadores que tengas, tal y como te lo mostramos anteriormente.

Esperamos que esta información sobre plazos para la nómina electrónica en Colombia te sea de mucha utilidad y si necesitas ayuda en el proceso comunícate con nosotros, porque en Cuenti estamos felices de ayudarte.

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¿Cómo generar la nómina electrónica? Tips que te ayudarán en el proceso

Seguramente llegaste hasta aquí buscando entender un poco más sobre cómo generar la nómina electrónica, y las mejores prácticas para hacerlo, por eso aquí te compartiremos  información valiosa que te ayudará a resolver esta inquietud.

El pasado mes de febrero, la DIAN sacó a la luz la resolución 0013 de 2021, anunciando con ella la exigencia de generar la nómina electrónica para todos los empleadores, teniendo como base la facturación electrónica, la cual se encuentra vigente en el país desde el año 2020.

Pero, ¿Cómo generar la nómina electrónica? Sigue leyendo para que puedas entenderlo mejor. 

¿Cómo generar la nómina electrónica?

La nómina electrónica es un documento digital con el cual la DIAN pretende involucrar aún más a las empresas colombianas en el proceso de transformación digital.

Este documento será el equivalente de la nómina clásica tal y como la conocemos, pero deberá presentarse ante la plataforma de la DIAN, dentro de unos términos específicos.

Según la resolución 0013 de febrero de 2021, todos los  “contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique”, están obligados a generar la nómina electrónica.

Para dar respuesta a tu interrogante sobre cómo generar la nómina electrónica, te contamos el paso a paso para que este proceso sea fácil, rápido y práctico para tu empresa:

  1. Lo primero que debes hacer es ingresar la pagina de la DIAN https://www.dian.gov.co.
  2. Ubicar la sección denominada “Habilitación de factura electrónica”, esta la encuentras en la parte inferior de la pantalla.
  3. Como tercer paso, deberás seleccionar el tipo de usuario con el cual te encuentras registrado en la DIAN, ya sea persona o empresa. 
  4. En este punto deberás diligenciar la información que te solicita la plataforma, como por ejemplo el NIT,  el número de cédula del representante legal de la empresa, y el correo electrónico que previamente inscribiste en el RUT.
  5. Luego de realizar los anteriores pasos e ingresar con el botón “Entrar”, el representante legal recibirá un correo electrónico de parte de la DIAN, donde deberán ingresar con la opción “Acceder” que irá relacionada dentro del cuerpo del texto de dicho correo electrónico.
  6. Después de esto, deberás ingresar mediante la opción “Participantes – Facturador”.
  7. Una vez hayas completado los pasos anteriormente mencionados ya podrás realizar el envío del documento soporte de la nómina electrónica.

Es importante aclarar que para la generación de la nómina electrónica podrás utilizar un software de desarrollo propio, o el software que hayas adquirido para realizar la facturación electrónica con un proveedor. La mayoría de estos softwares ya están integrando el módulo para la realización del archivo requerido por la DIAN, para tales fines. 

¿Qué contiene este tipo de nómina?

Ahora que ya tienes los pasos y has comprendido cómo generar la nómina electrónica, es importante que sepas qué contiene. 

De acuerdo a lo documentado por la DIAN, la nómina electrónica deberá estar compuesta de la siguiente forma:

  •  Estar denominada como “documento soporte de pago de nómina electrónica”.
  • Razón social de la empresa (incluyendo el NIT), o en su efecto, nombres y apellidos.
  • Nombres y apellidos del empleado, junto con su identificación.
  • El código CUNE (Código único de documento soporte de pago de nómina electrónica, de acuerdo a sus siglas). Para entender un poco más acerca de este código, debemos remitirnos al artículo 11 de la resolución 0013 de febrero de 2011:
  • Artículo 11. Código Único del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica – CUNE. En el procedimiento descrito en esta sección se genera el código único de documento soporte de pago de nómina electrónica -CUNE, el cual corresponde a un valor alfanumérico obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza los datos del documento de nómina electrónica; el procedimiento para el cálculo e implementación del código único de documento soporte de pago de nómina electrónica -CUNE y las especificaciones técnicas se encuentran descritas en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA». Con el procedimiento anterior, también se genera el código único de documento soporte de pago de nómina -CUNE que corresponde a las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, cuyas especificaciones técnicas se encuentran descritas en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA». 
  • Un número consecutivo de control interno, creado por tu empresa.
  • El valor que haya devengado cada trabajador.
  • Las deducciones que hayan tenido lugar por cada trabajador.
  • Por último, el valor total cancelado a  cada empleado. 

 ¿Cada cuánto se debe generar la nómina electrónica?

Para responderte esta pregunta, te mostramos lo que nos dice el artículo 8 de la resolución 0013 de febrero de 2021 de la DIAN:

“Artículo 8. Plazo para el cumplimiento periódico de la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica para su validación y las notas de ajuste del documento soporte de nómina electrónica. Los sujetos de qué trata el artículo 4 de esta resolución, tendrán plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual debió generarse la información, de conformidad con lo señalado en el artículo 3 de esta resolución, para efecto de que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN realice la validación del mismo. Parágrafo: El cumplimento de los plazos previstos en el presente artículo para la transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del mencionado documento, en caso de inconvenientes tecnológicos presentados por el sujeto de qué trata el artículo 4 de esta resolución o por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Aduanas Nacionales -DIAN, deberá atender a lo señalado en los artículos 13 y 14 de la presente resolución”.

En resumen, no importa la periodicidad con la que realices el pago de la nómina a los empleados de tu empresa; quincenal, mensual, semanal, la presentación del documento soporte de pago de nómina electrónica deberás presentarlo ante la DIAN, los 10 primeros días de cada mes

Esperamos que con esta información hayas aclarado todas tus inquietudes sobre cómo generar la nómina electrónica, recuerda que en Cuenti, estamos dispuestos a ayudarte a responder cualquier duda que tengas. 

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Documento soporte de pago de nómina electrónica: ¿Qué es?

Ya debes haber escuchado sobre el documento soporte de pago de nómina electrónica, y por eso hoy queremos contarte de qué se trata todo esto. 

Como una de las principales novedades tributarias en Colombia para el año 2.021 llega la resolución No. 0013 de la DIAN, que acaba de ser emitida y cuyo objetivo principal es la transformación de las empresas hacia la era digital, y la cual al convertirse en un documento soporte de pago de la nómina cancelada a los trabajadores, traerá beneficioso para las empresas como por ejemplo deducciones en el IVA y en el impuesto de renta, en pocas palabras podrá ser utilizado como un descuento tributario. 

Para poder emitir la nómina electrónica deberás contar con un proveedor electrónico habilitado, que te permita generar los reportes mensuales y así poderlos transmitir a la plataforma de la DIAN. 

Si quieres conocer más sobre este documento soporte de pago de nómina electrónica, te invitamos a continuar leyendo sobre este reciente, pero importante tema.

¿Por qué debo implementar la nómina electrónica?

Debemos empezar por contarte que la implementación de la nómina electrónica es una de las principales obligaciones que tendrán las empresas colombianas a partir de este año, y que tiene como base principal, la facturación electrónica que se viene presentando desde el año 2.020. 

La presentación obligatoria de la nómina electrónica en Colombia deberá ser a partir del primer trimestre del 2.021, e iniciará con las empresas que tengan más de 250 empleados, progresivamente de acuerdo a los calendarios establecidos por la DIAN.

La resolución 0013 de la DIAN, indica que la presentación de la nómina electrónica deberá efectuarse de manera mensual, durante los primeros 10 días de cada mes, sin importar la forma de pago que tengas en tu compañía; semanal, quincenal o mensual.

Para este caso la resolución no especifica si son días hábiles o calendario, así que podemos deducir que son 10 días calendario.

El resultado de esta implementación será un documento soporte de pago, en el cual se verán reflejados todos los pagos, y si debes realizar un ajuste de nómina, se creará otro documento denominado “Nota de ajustes al documento soporte de nómina”. 

Uno de los principales fines de la DIAN con esta resolución es la fiscalización, evasión de impuestos y tener un mayor control tributario sobre las empresas, es decir, controlar lo que venden las empresas, pero también controlar los gastos

¿Cuándo salió la resolución de la nómina electrónica?

Como te lo mencionamos anteriormente, la resolución No.0013 de la DIAN, es la que dicta todo en materia de la implementación de la nómina electrónica y su correspondiente documento soporte de pago.

Esta resolución se dio a conocer el día once de  febrero de 2021, y mediante ella la DIAN anunció que todas las empresas y/o contribuyentes que realizan pagos provenientes de una vinculación laboral están obligados a presentar la nómina electrónica y utilizar -por medio del documento soporte de pago,- dichos pagos como si fueran costos para obtener beneficios tributarios. 

¿Qué es un documento soporte de pago de nómina electrónica?

Ya te hemos hablado mucho sobre el documento soporte de pago de nómina electrónica, pero ¿Qué es? A continuación te  contamos:

El documento soporte de pago de nómina electrónica funcionará como el soporte principal para las deducciones tributarias como el impuesto sobre la renta, o descontable sobre el impuesto a las ventas (IVA) .

Este documento soporte de pago, está derivado de los pagos o abonos a cuenta, que efectúan las empresas bajo el concepto de nómina por relación laboral, también comprenden los valores por deducciones de nómina y el valor total final de la diferencia de estos dos.

De acuerdo al artículo 5 de la resolución 0013 de la DIAN, el documento soporte de pago de nómina electrónica debe contener la siguiente información:

Artículo 5. Información y contenido del documento soporte de pago de nómina electrónica: El documento soporte de pago de nómina electrónica deberá contener como mínimo la siguiente información: 

1. Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica. 

2. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución. 

3. Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago. 

4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE. 

5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución. 

6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA». 

7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA». 

8. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total de deducido de nómina.

9. El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» establecido en el artículo 20 de esta resolución, en relación con la información y contenido de que trata el presente artículo. 

10. El medio de pago, que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago NÓMINA ELECTRÓNICA» 

11.Fecha y hora de generación. 

12.La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica. 

13.Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor de soluciones tecnológicas si lo tuviere.

¿Cuáles son los beneficios de implementar la nómina electrónica en mi empresa?

Con la implementación de la nómina electrónica en tu empresa, obtendrás grandes beneficios, desde el ahorro de espacios físicos para almacenamiento, hasta el cuidado del medio ambiente.  Te invitamos a continuar leyendo, para que descubras los grandes beneficios de llevar a cabo correctamente esta implementación.

  1. Contribuirás activamente en el cuidado del medio ambiente, debido a que no tendrás que imprimir volantes de pago para notificar a tus empleados del pago, ya que al momento de presentar la nómina electrónica en la plataforma de la DIAN, tu trabajador recibirá automáticamente el volante de pago en su correo electrónico. Esto sin duda representará un ahorro en las cantidades del papel que utilizas en cada quincena para entregar dicho soporte.
  2. Dirás adiós a esos interminables archivos físicos, con la implementación de la nómina electrónica en tu compañía podrás mantener toda la información de forma digital, almacenando el archivo en la nube y garantizando con esto mejor custodia de la información, y disminuyendo la pérdida de la misma. 
  3. Podrás generar informes de tu nómina en tiempo real y actualizada, de manera instantánea, fácil y en tiempo real, esto te permitirá controlar indicadores que aportarán valor a la gestión del talento humano en la organización, como por ejemplo; promedios de horas extras y su costo total, niveles de ausentismo y sus causas. 
  4. Podrás utilizar los costos y deducciones de la nómina de tu empresa como descuento tributario.
  5. Posicionarás tu empresa dentro de la era de la digitalización, la cual cada día toma más auge en nuestro país. 

Esperamos que esta información te haya dejado mucho más claro el panorama sobre el documento soporte de pago de la nómina electrónica en Colombia. Recuerda que si requieres más información en Cuenti estamos dispuestos a ayudarte.

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Diferencia entre nómina electrónica y documento soporte

Existe una duda general frente a la diferencia entre nómina electrónica y documento soporte. Esto se debe a que la expresión documento soporte puede aludir a dos cosas distintas, por un lado tenemos el concepto de “Documento soporte de pago de nómina electrónica” y por otro lado el “Documento soporte” que es un documento emitido en transacción comerciales con proveedores no obligados a emitir factura o documento equivalente. 

Como esta es una de las preguntas que más nos han hecho, hoy queremos contarte cuál es la diferencia que existe entre nómina electrónica y documento soporte. 

Diferencia entre nómina electrónica y documento soporte

Para que puedas comprender a plenitud la diferencia que hay entre estos dos conceptos, tenemos que empezar por el principio para desenredar el asunto. 

¿Qué es nómina electrónica?

La nómina electrónica es el documento por medio del cual los empleadores reportan los pagos derivados de un contrato laboral. La nómina electrónica debe ser enviada a la DIAN y validada por la entidad, por medio de la generación del documento soporte de pago de la nómina electrónica, tal y como se estipula en los requerimientos técnicos creados por la Dian en la resolución 0013 de 11 de febrero de 2021.

La nómina de una empresa se genera por medio  del software contable que tenga el empleador o de modo manual, y es un proceso independiente al de la generación del documento soporte de pago que debe enviarse a la DIAN

Es por esto que la idea es que el software contable o de liquidación de nómina, sea integrado con la herramienta generada por la DIAN para unificar el proceso, tal y como sucede en la actualidad con el proceso de facturación electrónica. 

Es preciso resaltar que la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica debe ser a través de un software que cuente con las condiciones técnicas postuladas por la DIAN. De este modo, las empresas pueden contar con un software propio o contratar con un proveedor de servicios autorizado como Cuenti. 

La idea es que después de pagar la nómina de los empleados, se genere el documento soporte de pago de nómina electrónica en el que se incluyen todos los valores pagados a los empleados, con el fin de que sea aprobado por la DIAN. 

Documento soporte de pago de nómina electrónica 

El documento soporte de pago de nómina electrónica funciona como el soporte principal para las deducciones tributarias como el impuesto sobre la renta, o descontable sobre el impuesto a las ventas (IVA) . Este documento se genera, producto de los pagos o abonos a cuenta, que efectúan las empresas bajo el concepto de nómina por una relación laboral. En este documento soporte de pago también se incluyen los valores por deducciones de nómina y el valor total final de la diferencia de estos dos.

En palabras sencillas, el documento soporte de pago de nómina electrónica, es el soporte que las empresas le envían a la DIAN después de generar la nómina de sus empleados, con el fin de recibir la aprobación de la entidad. 

De acuerdo con lo planteado en el artículo 5 de la resolución 0013 de la DIAN, el documento soporte de pago de nómina electrónica debe contener la siguiente información:

Artículo 5. Información y contenido del documento soporte de pago de nómina electrónica: El documento soporte de pago de nómina electrónica deberá contener como mínimo la siguiente información: 

1. Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica. 

2. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución. 

3. Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago. 

4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE. 

5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución. 

6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA». 

7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA». 

8. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total de deducido de nómina.

9. El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» establecido en el artículo 20 de esta resolución, en relación con la información y contenido de que trata el presente artículo. 

10. El medio de pago, que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago NÓMINA ELECTRÓNICA» 

11.Fecha y hora de generación. 

12.La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica. 

13.Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor de soluciones tecnológicas si lo tuviere.

Esto es a profundidad el documento soporte de pago de nómina electrónica, pero entonces ¿a qué se refieren cuando hablan simplemente de documento soporte?

Documento soporte de pago 

Cuando se habla simplemente de documento soporte, se habla específicamente del “documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente” Este es el documento que se debe usar para acreditar la compra de un bien o servicio en los casos en los que el proveedor no sea un sujeto obligado a expedir factura o documento equivalente. 

Lo anterior quiere decir que, es el comprador quien debe generar el documento soporte con el fin de documentar la transacción por medio de un documento numerado y autorizado por la DIAN. 

Conclusión

Si leíste hasta aquí ya debes saber la respuesta, no obstante cabe aclarar entonces que la diferencia entre nómina electrónica y documento soporte, radica principalmente en que la nómina electrónica y el documento soporte de pago de nómina electrónica, es el documento en el que el empleador registra los pagos realizados a sus empleados, y el documento soporte es un documento generado por las compradores en el caso de que el proveedor elegido no esté obligado a emitir factura o documento equivalente. 

Esperamos que con este artículo te haya quedado clara la diferencia entre. Si tienes alguna duda sobre el tema o estás buscando el software de nómina electrónica para integrarlo en tu empresa no dudes en contactarnos, pues en cuenti somos felices cuando podemos ayudarte. 

Después de leer esto, tal vez te interese: Diferencias entre liquidar nómina y emitir nómina electrónica

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Resolución de nómina electrónica de la DIAN en Colombia

La resolución de nómina electrónica en Colombia, es la Resolución 000013 de 2021 por medio de la cual, la DIAN implementa y desarrolla la funcionalidad de documento soporte de  pago de Nómina Electrónica al sistema de facturación electrónica en todo el territorio nacional. 

Para ponernos en contexto, la implementación de facturación electrónica fue todo un éxito en Colombia y ha permitido dar un manejo más transparente a la información sobre las transacciones comerciales, entre las empresas y la DIAN. 

El éxito de esta gestión, llevó a que el presente año, bajo la Resolución 000013 de 2021 la DIAN implementara el documento soporte de pago de Nómina Electrónica para agilizar y facilitar las gestiones tanto para las empresas como para la misma institución. 

Como este es uno de los temas más importantes a nivel fiscal del 2021, hoy queremos hablarte un poco de la Resolución de nómina electrónica en Colombia. 

Resolución de nómina electrónica

La resolución 000013 de 2021 es la resolución de nómina electrónica en Colombia. Las resoluciones en Colombia, son órdenes escritas dadas por el jefe de un servicio público y son de carácter permanente y obligatorio. Este tipo de resoluciones nacen con el fin de cumplir a cabalidad con lo que postula la Ley para un servicio. 

Desde esta línea de sentido, la resolución de nómina electrónica, fue dictada por el Director General de la Unidad de Impuestos y Aduanas Nacionales, para cumplimiento en todo el territorio nacional. 

Motivación de la implementación

La implementación de cualquier resolución en Colombia, debe estar motivada por razones de peso que permitan evidenciar el mecanismo como necesario para el mejoramiento de los procesos. 

En este caso, se puede decir que el proceso de facturación electrónica sirvió como evidencia de una mayor transparencia y eficiencia en el nivel de recaudo. En consonancia con esto, si este sistema es aplicable a las operaciones de compra y venta de servicios, también es aplicable a otras operaciones como los pagos de nómina, importaciones, exportaciones y los pagos a favor de no responsables del impuesto sobre las ventas IVA. 

De esta manera, el soporte de pago de nómina electrónica, se implementa como un complemento para la facturación electrónica, todo esto con el fin de actuar de acuerdo con el parágrafo 6 del artículo 616 del estatuto tributario. 

¿Para qué sirve el documento soporte de pago de Nómina electrónica?

El objetivo fundamental del documento soporte de pago de Nómina electrónica es funcionar como soporte de costos, impuestos descontables o deducciones derivadas de los pagos producto de una relación laboral, incluyendo los pagos a pensionados a cargo de una empresa. 

El desarrollo e implementación del documento soporte de pago de Nómina electrónica, también constituye una ventaja muy grande para las empresas en cuanto a la reducción de costos y tiempo, sin contar su valor más importante que es tener toda su información organizada y verificada frente a la DIAN, lo que le asegura a los dueños de las empresas que no tendrán sorpresas desagradables con esta entidad en el futuro. 

Otra de las ventajas de esta implementación es que el soporte de pago de nómina se enviará directamente al correo electrónico de los empleados con el fin de ahorrar costos en materia de papelería. 

¿Cómo se genera la nómina electrónica?

El proceso de emisión de nómina electrónica, se hace a través del documento soporte de pago que debe generarse a partir de un software que cumplan con las condiciones planteadas por la DIAN, bien sea de la empresa o a través de un proveedor tecnológico autorizado como Cuenti. 

¿Quiénes deben generar la nómina electrónica?

El documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, debe ser emitido por  todos aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación, por una relación laboral o legal reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador

Todo lo anterior, con el fin de soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, en los casos en los que aplica. 

De acuerdo con el calendario propuesto por la DIAN, no importa el número de empleados de la empresa, pues la nómina electrónica debe ser generada desde 1 empleado en adelante. 

Periodos de generación de nómina electrónica 

De acuerdo con lo postulado en la Resolución de Nómina Electrónica, el documento soporte de pago de nómina electrónica debe generarse mensualmente sin importar el periodo de pago de los empleadores, es decir que sin importar si la nómina en tu empresa se maneja semanal, quincenal o mensual, el reporte que se le envía a la DIAN debe hacerse cada mes. 

El plazo señalado por la DIAN para hacer el reporte del soporte de pago de la nómina electrónica, debe hacerse en los diez primeros días del mes siguiente al mes a reportar. De este modo, si vas a reportar el mes de julio, por ejemplo, debe hacerse en los diez primeros días de agosto. 

Plazos de implementación  

Los plazos para implementación para nómina electrónica cambiaron y las fechas finales para implementación empezarán el 1 de septiembre de 2021 para las empresas de más de 250 empleados y culminará el 01 de octubre con las empresas que tengan de 1 a 10 empleados. 

Es preciso resaltar que estas fechas están estipuladas para todos aquellos contribuyentes que están obligados a generar nómina electrónica, para aquellos que no lo están, el plazo se amplía hasta el 31 de mayo de 2022. 

Si quieres conocer a profundidad los plazos estipulados, te interesa leer este artículo: Calendario de implementacion de la nómina electrónica en Colombia. ¡Todo lo que debes saber!

Esperamos que después de leer este artículo, tengas clara cuál es la resolución de Nómina Electrónica, y cuál es su importancia, para que no dejes pasar el tiempo de implementación y evites problemas con la DIAN. 

Si todavía no tienes tu software o proveedor tecnológico para iniciar tu proceso de Nómina electrónica, o si ya tienes tu software de facturación y quieres hacer la integración, no dudes en comunicarte con Cuenti que estamos para brindarte lo mejor en soluciones tecnológicas para tu empresa. 

Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados

Es posible que en este momento escuches el término documento soporte o documento soporte de pago por todas partes. Incluso, nosotros tenemos un artículo sobre el documento soporte de pago en nómina electrónica. No obstante, es importante aclarar que comercialmente la DIAN denomina a este documento “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados” 

Esto último es súper importante, porque aquellos que no están obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, se sienten un poco confundidos con respecto al tema. Pensando en esto, hoy queremos contarte todo lo que sabemos sobre el Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados. 

¿Qué es el documento soporte?

Antes de comenzar, lo primero que tienes que recordar es que este documento ya existía. La novedad que se introduce, es que ahora este documento tendrá un rango de numeración que viene autorizado por la DIAN. 

¡Ahora sí! Se denomina documento soporte, al documento que se usa para justificar la compra de un producto o servicio, que debe ser creado específicamente por el comprador en los casos en los que adquiera un bien o servicio con un proveedor que no está obligado a generar factura de venta o un documento equivalente. 

El documento soporte lo debe emitir el comprador, por medio de un documento numerado y autorizado por la DIAN, teniendo en cuenta que cumpla con datos como deducciones, costos o impuestos descontables. 

¿Para qué se emite este documento?

El objetivo de este documento, es que exista un soporte de las transacciones generadas con aquellos proveedores que no están obligados a emitir factura o documento equivalente, todo esto con miras a registrar debidamente la transacción, contabilizarla y soportar los costos, los impuestos descontables y otros conceptos como deducciones

Es preciso tener en cuenta que, como mencionamos anteriormente, en el caso de este tipo de proveedores es obligación que el comprador emita este documento. 

Esta modalidad de emisión de documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados, es usada principalmente por aquellas empresas o comerciantes independientes que están obligados a declarar renta o simplemente para mantener sus gestiones comerciales desde una óptica de transparencia frente a la DIAN. 

El gran beneficio del documento soporte es que le permite al comprador tener todas sus compras debidamente documentadas para efectos de sus declaraciones tributarias. 

¿Cuáles son los requisitos para emitir el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados?

Como en la mayoría de procesos estipulados por la DIAN, existe una serie de requisitos que deben cumplirse de acuerdo con la Resolución 00042 de 2020. Dichos requisitos son: 

  1. El documento debe ser denominado específicamente como “documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados”
  2. Tener explícita la fecha de operación, que debe ser exactamente la fecha en la que se genera el documento. 
  3. Debe incluir nombre o razón social del vendedor o prestador del servicio, acompañado del Número de Identificación Tributaria (NIT). En el caso  de los contratos suscritos con “no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario -RUT” la inclusión del Número de identificación Tributaria NIT, se entenderá como cumplido a través de la identificación otorgada desde el país de origen del proveedor calificado como “no residente”.
  4. El documento debe incluir el nombre completo o razón social del comprador o quien adquiere el bien o servicio, acompañado del Número de Identificación Tributaria (NIT) 
  5. Es vital incluir el número correspondiente al sistema de numeración consecutiva de documento soporte, en donde se incluye el número, el rango y la vigencia estipulada por la DIAN. Es preciso tener en cuenta que con relación a las especificaciones de la numeración en adquisiciones efectuadas a proveedores no obligados a facturar, el comprador puede indicar una numeración propia, hasta el momento en el que la  DIAN ponga a disposición del público las especificaciones citadas, a través del servicio informático electrónico.
  6. Se debe especificar claramente la descripción del bien o servicio adquirido por el comprador. 
  7. Detallar el valor total de la transacción efectuada. 

Plazo para la emisión del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente

Ahora que tienes claro todo lo relativo a la emisión del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, es preciso que tengas en cuenta que la DIAN ya realizó el ajuste en el Sistema Informático Electrónico de Numeración, para que tengas la posibilidad de solicitar los rangos de numeración para el documento soporte en adquisiciones con no obligados a emitir factura o documento equivalente. 

Lo anterior se sustenta en el Comunicado No. 55 del 21 de julio de 2020, en el cual la DIAN informa que el requisito del numeral 5 del artículo 55 de la Resolución 42, será una exigencia a partir del 15 de agosto de 2020. Todo esto,  teniendo en cuenta que quienes ya tengan rangos autorizados podrán hacer uso de los mismos cuando lo necesiten. 

¿Quiénes no están obligados a emitir factura o documento equivalente? 

Para que te hagas a una idea más clara de cuándo deberás emitir el documento soporte, debes tener claro que de acuerdo con lo postulado en la Resolución 00042 del 5 de mayo de 2020, los sujetos que no están obligados a emitir factura o documento equivalente son:

1. Bancos, corporaciones financieras y compañías de financiamiento.

2. Cooperativas de ahorro y crédito, organismos cooperativos de grado superior, instituciones auxiliares del cooperativismo, cooperativas multiactivas e integrales, y fondos de empleados.

3. Personas naturales de que tratan los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del Estatuto Tributario, siempre que cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, como no responsable del impuesto sobre las ventas -IVA.

4. Personas naturales de que trata el artículo 512-13 del Estatuto Tributario, siempre y cuando cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, para ser no responsables del impuesto nacional al consumo.

5. Empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros.

6. Personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades.

7. Personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el impuesto sobre las ventas -IVA, que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso, inferiores a tres mil quinientas (3.500) Unidades de Valor Tributario -UVT. Dentro de los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional.

8. Prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios electrónicos o digitales.

Esperamos que con este artículo hayas comprendido a profundidad de qué se trata el Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados. Recuerda que en Cuenti nos encanta ayudarte a que tu gestión contable sea 100% efectiva y creamos este espacio exclusivamente para que puedas comprender más fácil todo lo relativo a la Nómina Electrónica.

Diferencias entre liquidar nómina y emitir nómina electrónica

Diferencias entre liquidar nómina y emitir nómina electrónica

Aunque te sorprenda, existen diferencias entre liquidar nómina y emitir nómina electrónica. El tema de la implementación de la nómina electrónica ha sido la revolución de este año por parte de la DIAN, todo el mundo está hablando de esto, no obstante entre el ir y venir de la información muchas personas se confundieron y pensaron que emitir nómina electrónica era lo mismo que la liquidación de nómina tradicional. 

Si quieres tener una respuesta rápida, esta sería NO, existen diferencias notables entre liquidar nómina y emitir nómina electrónica. aunque a simple vista se pudiera entender que bastaba con digitalizar la liquidación de nómina tradicional en excel o en algún software especializado. 

Sin embargo, la cosa es mucho más profunda y por eso hoy ahondaremos en las diferencias entre liquidar nómina y emitir nómina electrónica. Pero antes, hay que empezar por el principio. 

¿Qué es la liquidación de nómina?

La liquidación de nómina corresponde a los pagos periódicos que realiza una empresa a sus empleados, de modo mensual, quincenal o semanal, de acuerdo con el contrato pactado entre ambas partes. 

La liquidación de nómina en Colombia, incluye el salario devengado dentro del que se incluyen horas extras, comisiones, recargos nocturnos, recargos dominicales o festivos y otros tipos de auxilios como los viáticos. Además de eso, encontramos las deducciones correspondientes a la seguridad social, cuotas pactadas dentro de la empresa por algún acuerdo, o los pagos que debe hacer el empleado por préstamos hechos en la empresa. 

Dentro de la liquidación de nómina también se incluyen las provisiones o apropiaciones, que corresponden a otros pagos que asumen las empresas, tales como las cajas de compensación familiar, cesantías, primas de servicios o vacaciones. 

Si quieres profundizar más en este tema puedes leer: Liquidación de nómina en Colombia ¡Todo lo que tienes que saber!

Ahora continuamos con la emisión de nómina electrónica. 

¿Qué es la nómina electrónica?

La nómina electrónica es un documento soporte de pago que funciona como un comprobante de los pagos realizados por una empresa con relación a la nómina de sus empleados. El objetivo de este es funcionar como soporte de los costos y deducciones referentes a impuesto sobre la renta, impuestos descontables del IVA, y complementarios en los casos en los que aplique. 

La implementación de la nómina electrónica fue implementada bajo la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 y modificada por la Resolución 000037 del 5 de mayo de 2021, en donde quedó reglamentada. 

En términos generales, la nómina electrónica es un documento .XML que las empresas deben enviar a la DIAN en donde se presenten las deducciones y costos productos de los pagos de nómina a sus empleados. 

Es preciso resaltar que la emisión de este documento es de envío obligatorio para revisión por parte de la DIAN. Si quieres profundizar más en el tema, no dejes de leer: Guía completa sobre Nómina Electrónica en Colombia

Diferencias entre liquidar nómina y emitir nómina electrónica

Si leíste atentamente ya debes saber que aunque parezca, la liquidación de nómina y la nómina electrónica no son lo mismo. No obstante como tal vez, la diferencia sea difusa, aquí te aclaramos un poco cuáles son las diferencias significativas. 

Si tuviéramos que hacer una definición general, podríamos decir que la nómina electrónica funciona como un complemento de la liquidación de nómina tradicional, con el objetivo de tener una gestión más transparente frente a la DIAN. 

Las diferencias más importantes que encontramos entre la liquidación de nómina y la nómina electrónica son: 

  • La liquidación de nómina se refiere a la relación directa que tiene el empleador con el empleado, y la nómina electrónica habla de la relación directa entre el empleador y la DIAN. 
  • La periodicidad de la liquidación de nómina puede ser establecida por la empresa mediante un contrato, y puede ser generada semanal, quincenal o mensual de acuerdo con lo pactado entre empleador y empleado. La periodicidad de la nómina electrónica es fija. Debe realizarse de modo mensual, en los primeros 10 días del mes siguiente. 
  • La liquidación de nómina se seguirá generando de modo tradicional para los empleados. La emisión de nómina electrónica es un proceso adicional que debe ser posterior a la liquidación de nómina. 
  • La liquidación de nómina se seguirá realizando en los medios elegidos por el empleador. La emisión de la nómina electrónica debe cumplir con los requisitos exigidos por la DIAN, y para esto es preciso tener los conocimientos de un desarrollador o ingeniero de sistemas, o se requiere la intervención de un proveedor electrónico especializado en softwares electrónicos fiscales digitales como Cuenti. 

En términos generales estas son las diferencias entre liquidar nómina y emitir nómina electrónica. A modo de conclusión podríamos decir que la diferencia fundamental es que la nómina electrónica es un documento adicional que se hace posterior a la liquidación de nómina y que debe ser enviado a la DIAN para su revisión. 

Recuerda que a partir de la Resolución generada por la DIAN, todas las empresas están obligadas a emitir la Nómina electrónica en los plazos establecidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Esta información aplica tanto para las empresas como para las personas naturales que tengan contratados empleados. 

También es importante resaltar que independientemente de si la nómina electrónica se va a generar desde la empresa o por medio de alguno de los servicios de proveedores autorizados, antes de realizar el proceso, las empresas deben habilitarse dentro del servicio electrónico informático de nómina electrónica, que ha marcado como fecha de inicio el 1 de agosto de 2021. 

Esperamos que este artículo sobre diferencias entre liquidar nómina y emitir nómina electrónica te haya ayudado para tener claridad en el proceso y evitar cualquier problema frente a la DIAN. Recuerda que en Cuenti siempre queremos facilitarte la vida a través de herramientas electrónicas que faciliten los procesos fiscales de tu empresa, y por medio de información que te mantenga informado sobre las novedades para las empresas. 

Si necesitas algo en materia de Softwares empresariales, no dudes en contactarte con Cuenti. Estamos felices de poder ayudar a mejorar tu empresa en miras de su crecimiento. 

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